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Das Löschen einer E-Mail oder eines Office-Dokuments - ein banaler Mausklick im Alltag eines Anwenders. Was aber im privaten Umfeld selten gravierende Folgen hat, bringt Unternehmen mitunter in teils erhebliche Schwierigkeiten: Je nach Dateninhalten bestimmen unterschiedliche Gesetze, wie lange Dokumente in welcher Form aufbewahrt werden müssen - Stichwort "Compliance". Sie definiert, welche rechtlichen Mindestanforderungen in punkto Sicherheit, Integrität und Verfügbarkeit greifen müssen. Tatort E-Mail-Server: Obwohl elektronische Nachrichten mittlerweile zu den gängigsten Kommunikationsmitteln gehören, ist Verantwortlichen häufig nicht bewusst, dass sich rechtsverbindliche Verträge auch in elektronischer Form abschließen, verändern und aufheben lassen.

"Handelsbriefe", so der gesetzestreue Jargon - und dazu gehört die komplette Geschäftskorrespondenz inklusive E-Mails - müssen revisionssicher aufbewahrt werden. Neben Auftragsunterlagen gilt dies auch für Lieferpapiere, Rechnungen und sogar Reklamationsschreiben mitsamt den zugehörigen Stellungnahmen. Selbst Preis- und Produktlisten für veraltete Artikel fallen in diese Kategorie. Konkret müssen also Buchhaltungsunterlagen wie Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Buchungsbelege sowie die Arbeitsanweisungen, die solche Dokumente erläutern, aufbewahrt werden. Bei Handelsbriefen - egal ob empfangene oder Kopien von versandten - verlangt der Gesetzgeber ebenso eine revisionssichere Aufbewahrung. Ähnliches gilt für den Bereich der Personalverwaltung, weil Unterlagen zum Arbeitsverhältnis mit Mitarbeitern heute immer häufiger via E-Mail ausgetauscht werden. Zudem müssen Informationen über Überstunden, die heute ebenfalls häufig per E-Mail im Unternehmen kursieren, archiviert werden.

Gesetzliche Direktiven, die es in sich haben: Mitarbeiter, die E-Mails auf eigene Faust als archivierungswürdig oder -unwürdig einordnen, verändern oder löschen, handeln hinsichtlich der Aufbewahrungspflicht grob fahrlässig - werden allerdings im Fall der Fälle nicht zur Verantwortung gezogen. Das Unternehmen haftet für den falschen Mausklick eines Mitarbeiters. Schlimmstenfalls wird der Chef sogar persönlich zur Rechenschaft gezogen, wenn er die entsprechenden E-Mails nicht vorlegen kann.

Backup- und Archivierungsstrategien sind unabdingbar

Angesichts dieser Problematik benötigen kleine und mittelständische Unternehmen zwingend eine umfassende Backup- und Archivierungsstrategie. Wichtig dabei ist nicht nur, dass gesetzliche Vorgaben für das Archivieren von handels- und steuerrechtlich relevanten Informationen erfüllt werden. Vor dem Hintergrund der Beweisrelevanz und des firmeninternen Informationsmanagements ist auch die vollständige Dokumentation von Geschäftsvorgängen Pflicht. Je mehr E-Mails sich also unter all diesen Dokumenten befinden, desto wichtiger werden ein zuverlässiges Backup und ein elektronisches Archiv. Mit einer Volltextindizierung abgespeichert, lässt sich jedes einzelne Schriftstück per Mausklick im Archiv schneller und leichter auffinden. Kurz: Die Herausforderung besteht darin, das zunehmende E-Mail-Datenvolumen sowie wichtige Dokumente, die täglich im Unternehmen auflaufen, richtig zu verwalten und zu gewährleisten, dass der elektronische Schriftverkehr - wenn erforderlich - effizient und lückenlos nachweisbar ist.

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